Un bon nombre d’activités commerciales ont vu le jour ces dernières années. L’une des plus florissantes d’entre elles est le business de l’événementiel. Ce domaine, aujourd’hui très concurrentiel, peut rapidement devenir un gouffre financier si on ne sait pas faire la part des choses. Comment débuter alors dans ce business avec le peu de moyen qu’on a ? Et surtout, comment réussir à s’imposer dans un milieu aussi compétitif ? En réponse à ces questions, nous vous donnons quelques astuces pour commencer le business de l’événementiel avec peu d’argent.
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Comment organiser des évènements avec un budget très limité ?
Il faut en temps normal, une somme astronomique pour organiser un évènement. Mais on peut toutefois réduire ce budget colossal, en suivant quelques règles stratégiques.
1. Créer des partenariats
L’une des premières choses à faire lorsqu’on veut se lancer dans l’organisation d’évènements, c’est de tisser des relations.
- Chercher des partenariats et des sponsors
Vous ne pouvez tout simplement pas organiser un évènement, sans avoir une idée de où, il pourrait se tenir. En tant qu’organisateur d’évènements, vous serez appelé à être en relation avec des propriétaires de salles de conférence ou de fête. Mais aussi à être en contact avec des fleuristes, des traiteurs, des photographes, des décorateurs ou des agences de sécurité.
Créer une relation de confiance et gagnant-gagnant avec ces entrepreneurs ou auto-entrepreneurs, peut vous permettre de réduire drastiquement votre budget. En échange d’un service de votre part, une entreprise ayant les mêmes intérêts que vous pourrait être intéressé par votre évènement. Elle pourrait ainsi vous aider par un investissement financier ou par un apport matériel.
Toutefois, réfléchissez bien à ce que vous pouvez leur offrir en échange. Car il doit s’agir d’un partenariat gagnant-gagnant et non d’une aide désintéressée (ce qui est quasi-impossible à obtenir lorsque l’évènement est à but lucratif). En outre, vous devez connaître votre public cible afin de tirer le maximum de profit de votre partenariat.
Du côté du sponsoring, créez un plan de parrainage qui comprend plusieurs niveaux et prix, que vous présenterez à vos sponsors officiels.
- Faire appel à des bénévoles et des stagiaires
Pour atteindre efficacement les objectifs que vous vous êtes fixés en organisant votre évènement, vous aurez besoin d’une équipe. Et quoi de mieux que des volontaires et stagiaires, si vous n’avez pas de quoi payer des personnes pour vous aider ?
En effet, pour qu’un évènement se déroule sans encombre, il faut qu’une multitude de tâches soient supervisées par les organisateurs. Des diverses missions doivent être accomplies, avant ou pendant la tenue de l’évènement. Ainsi, il est judicieux de s’appuyer sur des bénévoles et des étudiants en organisation d’évènements qui souhaitent faire un stage.
Les stagiaires étant à la recherche d’expériences professionnelles, auront besoin que vous les accompagnez dans leurs missions. Ne pensez donc pas à les placer à des postes nécessitant une grande concentration.
2. Augmenter vos revenus
Ne pas avoir les moyens d’organiser votre évènement, ne vous empêche pas de faire des profits avec. Vous avez d’ailleurs plusieurs options pour s’offrent à vous, si vous souhaitez rémunérer un évènement. Vous pourrez entre autres rendre votre évènement payant, ou avoir recours à des donations.
Si vous êtes une association lucrative, il vous sera plus difficile de recueillir des dons. Par contre, si votre entreprise est de type non lucratif, il vous suffira juste d’organiser un évènement caritatif pour collecter des fonds.
Pour ce qui est de faire payer l’accès à votre évènement, vous aurez à mettre en vente des billets. Fixez un prix adéquat pour ces billets et faites progresser le prix en fonction de l’achat anticipé ou des services inclus.
Comment s’imposer dans le business de l’événementiel ?
Pour réussir à devenir une référence dans le secteur de l’événementiel, va falloir développer certaines qualités. En effet, pour être organisateur d’évènements, il est nécessaire d’être créatif, imaginatif, organisé et déterminé.
Cela implique de trouver des astuces pour améliorer certaines choses et avoir des idées originales. Il faudra être capable de mettre en place tout type d’évènements et avoir un esprit très organisé pour mieux établir le planning.
Vous serez mis sous pression de temps à autre et serez obligé de mettre sur pied un programme dans un bref délai. Vous serez amenés à gérer minutieusement votre budget en fonction des devis préétablis.
Il va falloir également que vous développez des talents en communication, si vous souhaitez vraiment vous imposer dans ce secteur. Vous serez amenés à communiquer sur votre évènement. Ce qui nécessite que vous ayez de très bonnes capacités rédactionnelles.
